Już minął półmetek Harcerskiej Akcji Letniej

Już minął półmetek Harcerskiej Akcji Letniej, część placówek już zakończona, i powoli czas nadchodzi na ich rozliczanie, oto wykaz dokumentów, które należy posiadać przy jej rozliczaniu.

 

Należy również pamiętać o tym, by wcześniej umówić się w Komendzie Chorągwi (na przykład telefoniecznie: 085- 7323-900) na termin.

* Oryginały zawartych umów: wolontariackich, o dzieło, zleceń
* Niewykorzystane druki KP
* Dowód wpłaty salda do hufca
* Dokumentacja źródłowa:
- faktury i rachunki muszą być opisane na odwrocie i opatrzone klauzulą „Sprawdzono pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym i zatwierdzono do wypłaty kwotę… słownie… dnia… podpis komendanta…”,
- faktury z których maja być rozliczane dotacje również muszą zostać opatrzone odpowiednią klauzula „Sfinansowano ze środków……” (dotacji Kuratorium Oświaty ptrosimy nie rozpisywać),
* uzupełnione raporty żywnościowe (wzór 13a – załącznik do Instrukcji finansowej obozu),
* uzupełnione zapotrzebowania żywnościowe (wzór 11a – załącznik do Instrukcji finansowej obozu),
* uzupełniona książka finansowa obozu,
* uzupełnione zestawienie zbiorcze wydatków na wyżywienie (wzór 11 – załącznik do Instrukcji finansowej obozu),
* ewentualnie protokół przekazania sprzętu między turnusami - (wzór 8 - załącznik do Instrukcji finansowej obozu),
* oświadczenie – zobowiązanie o rozliczeniu obozu - (wzór 12 - załącznik do Instrukcji finansowej obozu),
* ewentualnie kartoteki magazynowe –obozy powyżej 30 osób (wzór 13 - załącznik do Instrukcji finansowej obozu),
* protokoły wizytacyjne,
* ewentualne protokoły wypadków, kradzieży,
* wypełniony raport poobozowy,
* uzupełniona książka pracy obozu,
* podpisana lista zapoznania się z regulaminami przez uczestników i kadrę,
* podpisana lista obecności przez uczestników i kadrę,
* uzupełnione karty kwalifikacyjne dziecka,
* podpisane zakresy obowiązków całej kadry,
* uzupełniona książka pracy obozu,
* sprawozdanie programowe



Patrz także: